Переход на 1С:Зарплата и Управление персоналом, версии 3.1

Переход на 1С:Зарплата и Управление персоналом, версии 3.1

В 2018 году прекращает поддержка конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом, версии 2.5», желательно, не откладывая, организовать переход на 1С:Зарплата и Управление персоналом, версии 3.1″ (ЗУП 3.1)

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года.

Но самым удобным и простым будет переход с начала нового года, с января. Такой переход особо привлекателен по следующим причинам.

  • Отсутствуют накопленные с начала года данные по НДФЛ и страховым взносам. Следовательно, нечего проверять и корректировать после переноса с середины года. Это значительно упрощает переход.
  • Перенос данных на начало января позволит видеть полную картину за весь год, получать своды, а при необходимости корректировать расчёты с начала года.
  • Уже за 1-й квартал можно будет сформировать отчёт 6-НДФЛ.

Рекомендуем оптимальный и безопасный способ перехода: параллельно производить расчет заработной платы одновременно в 2 версиях 1С ЗУП  2.5 и 1С ЗУП  3.1 в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пойдет не так.

Порядок переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1:

Для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 необходимо выполнить начальный перенос данных. ЗУП 3.1 значительно отличается от ЗУП 2.5, поэтому переход осуществляется именно переносом данных, а не обновлением.

Для успешного переноса данных необходимо выполнить следующую последовательность действий:

    1. Закрытие месяца в ЗУП 2.5.
      Перенос можно произвести не только на начало года, но и на любой месяц. Предварительно следует выполнить в ЗУП 2.5 окончательный расчет за этот месяц: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ.
    2. Развернуть «чистую»базу ЗУП 3.1
    3. Обновить базы ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1 до актуальных релизов.Разработчики регулярно устраняют ошибки переноса и дорабатывают перенос, поэтому вероятность получить наиболее корректные результаты переноса выше, если обновить базы до самых актуальных релизов.
    4. В ЗУП 3.1 в помощнике начальной настройки информационной базы указать, что перенос будет производиться из ЗУП 2.5:
    5. Далее выбираем информационную базу ЗУП 2.5, из которой требуется выполнить перенос данных:
    6. На следующем шаге помощник по умолчанию предложит рекомендованный переход на 1С ЗУП 3.1
    7. Если рекомендация разработчиков фирмы 1С не устраивает, то щёлкаем по ссылке «Настройка». Откроется окно, в котором на выбор предлагается два варианта.
      • Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется).
      • Использовать новые возможности кадрового учёта и начисления зарплаты.
    8.  Запустить перенос данных.

Полный вариант: «Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется)»

В данном способе переносятся все кадровые документы. Одновременно переносятся и все расчёты, начиная с указанного года. В определённом смысле этот переход можно назвать полным.

Кажется, что это лучший вариант. Ведь сохраняются все данные и это позволяет формировать любые отчёты за предыдущие годы. При идеальном полном переносе есть возможность учитывать расчёты, которые были сделаны до переноса в старой программе.  Например, если первичный лист оформлен в декабре прошлого года, а его продолжение начинается в январе текущего года, то, как обычно, ссылаемся на первичный лист. При рекомендуемом переносе такой возможности нет, но проблема решается.

Преимущества полного переноса на самом деле кажущиеся. При полном переносе в новую базу вместе с нужными данными мигрируют также все ошибки. Кроме этого переносятся и все устаревшие, не актуальные данные. Анализировать и разбираться со всем этим хозяйством будет чрезвычайно трудно. Трудоёмкость данного процесса многократно увеличивается при большом количестве сотрудников и большом многообразии задействованных расчётов. И, как это бывает, проблемы могут возникать в самый неподходящий момент.

Позволить себе полный переход с 1С ЗУП 2.5 на 1С ЗУП 3.1 могут те организации, у кого небольшая база и учёт вёлся практически без ошибок. В противном случае можно получить головную боль на длительный срок.

Краткий вариант «Использовать новые возможности кадрового учёта и начисления зарплаты»

Данный вариант называют рекомендованным или кратким переходом на 1С ЗУП 3.1. При таком способе на месяц начала ведения учёта переносится «срез» минимально необходимых данных. В определённом смысле это похоже на бухгалтерскую свёртку. Такой перенос обладает следующими преимуществами.

  • Позволяет фактически с «чистого» листа начать учёт в новой программе. Все недочеты и ошибки прошлых лет остаются в старой программе. Не надо тратить время и силы на их поиск и устранение.
  • Переносятся только актуальные данные. Например, сведения об уволенном сотруднике не переносятся, но переносятся данные соответствующего физического лица.
  • Позволяет более оперативно привести новую программу после переноса данных в рабочее состояние.

При рекомендованном переносе в новую базу не переносятся кадровые документы. Но это не принципиально: вся кадровая информация переносится в специальные регистры. Карточку Т-2 всегда можно будет сформировать по записям в этих регистрах. К тому же программа 1С ЗУП 2.5 остаётся у в организации. Всегда можно посмотреть старые приказы и расчёты.

Какие данные не переносятся в ЗУП 3.1

Ни при одном из вариантов переноса данных в ЗУП 3.1 не переносятся следующие данные:

  • Штатное расписание (оно формируется уже в ЗУП 3 по актуальной штатной расстановке).
  • Настройки отражения в учете.
  • Дополнительные реквизиты и сведения.
  • Данные управленческого учета.

Для успешного перехода с 1С ЗУП 2.5 на 1с ЗУП 3.1 необходимо выполнить подготовительные мероприятия:

  • Пройти обучение по работе с программой 1С ЗУП 3.1. Есть не мало случаев, когда пользователи отказывались от обучения, полагая что они легко справятся самостоятельно. Однако, после перехода на 1С 3.1, они вновь возвращались на 1С 2.5. Сейчас такой вариант уже не пройдёт.
  • В месяце, предшествующем месяцу перехода завершить по максимуму все расчёты. Желательно погасить задолженность по зарплате, НДФЛ и страховым взносам.
  • Подготовить базы к переносу данных.
  • Осуществить технический перенос данных.
  • Проверить и скорректировать перенесённые данные.

 

Помощник по переходу на 1С ЗУП 3.1 даже, если выбран рекомендованный вариант, не идеален. После того, как будет осуществлён успешный перенос данных, начилают работать пользователи. Для этого они должны не только уметь работать с версией 1С ЗУП 3.1. Пользователи должны чётко представлять, что, где и как надо проверять и в случае необходимости исправлять.

Что необходимо проверить в первую очередь:

  • Проверить справочную информацию.
  • Проверить кадровые данные.
  • Проверить начисления и удержания.
  • Проверить данные для расчёта среднего заработка и НДФЛ.
  • Проверить остатки по взаиморасчётам.
  • Проверить графики работы

Необходимость тщательной проверки после переноса обусловлена несколькими причинами:

  • Ошибки в 1С ЗУП 2.5. Например, в 1С ЗУП 2.5 были введены ошибочные данные. Разумеется, они перенесутся и в 1С ЗУП 3.1 и их надо откорректировать.
  • Структура данных 1С ЗУП 3.1. Структура данных и логика работы 1С ЗУП 3.1 существенно отличается от 1С ЗУП 2.5. Поэтому даже рекомендованный перенос не гарантирует отсутствия ошибок.

Не откладывайте на последний момент перенос данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.1. Лучше всего осуществить переход на январь нового года.

Возникли вопросы по переходу или Вам необхоима помощь и консультация по переносу данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.1 , а так же работе «на старте» в 1С ЗУП 3.1, звоните, мы Вам поможем.